INSTRUCTIVO PARA PROCEDER CON UNA BAJA
Para efectuar un control preciso de las bajas que se presentan durante cada ciclo escolar y/o semestre, se les hace llegar este documento con la intención de realizar el proceso empleando criterios en común que permitan culminar el trámite correspondiente de manera exitosa.
En caso de tener dudas, se les agradecerá profundamente, tengan la amabilidad de comunicarse lo antes posible a los teléfonos 622 22 2 00 14 o 622 22 2 52 00 Ext. 103 o bien, al correo electrónico dga@irgmx.com para efectuar la realimentación necesaria.
De acuerdo a lo anterior, se les invita a utilizar las siguientes indicaciones y/o familiarizarse con los conceptos que a continuación se describen:
1.- ¿Qué es una alta?
Se considera como “alta” a todo alumno que se incorpore a la institución bajo las siguientes circunstancias:
Realizó su proceso de inscripción una vez iniciado el ciclo y/o semestre escolar correspondiente. (A partir del 11 de Septiembre) (12 de febrero en el caso del semestre Enero-Mayo)
Se reinscribió de nueva cuenta luego de probar en otra escuela (interna y/o externamente) una vez iniciado el ciclo escolar.
Es importante tomar en cuenta que para definir una “Alta” se están considerando aquellos “Movimientos de alumnos” que se realizan durante el ciclo escolar, es decir, el equivalente al concepto utilizado por la Secretaría de Educación y Cultura en Sonora.
El “Aumento de la población” respecto al ciclo escolar anterior se calculará observando la cantidad de alumnos inscritos al 11 de septiembre en el caso de los niveles de preescolar, primaria y secundaria. Preparatoria, por otro lado, tendrá dos fechas: al 11 de septiembre para el semestre agosto-diciembre y, al 12 de febrero para el semestre enero-mayo.
Lo anterior permitirá que los hijos de aquellos padres de familia que pagaron inscripción pero NO se presentaron en ningún momento del ciclo escolar sean omitidos del control administrativo “Aumento de la población” y eviten ser denominados como “Baja”
2.- ¿Qué es una baja?
Se considera como “Baja” a todo alumno que deje de presentarse a la institución bajo las siguientes circunstancias:
Adeuda 3 pagos completos vencidos independientemente de que existan convenios (Los convenios deben ser mensuales y NO esperar a que se deban 3 meses para celebraro) y la dirección del plantel procede con la baja obligatoria.
El padre de familia procede con la baja voluntaria.
Falta durante un parcial completo y se desconoce su situación. (Es importante realizar llamada telefónica para verificar las circunstancias)
Se inscribe en alguna de las otras unidades de la institución (Al proceder con la baja se especifica que es un traslado) En este caso particular, la dirección del plantel donde se suscita la baja deberá de verificar que el alumno(a) realmente se reinscribió en otra unidad del instituto.
3.- ¿Cómo definir una baja?
Con la finalidad de poder analizar la información capturada en el apartado de bajas se utilizará la siguiente clasificación. Favor de leer a detalle cada una de ellas y aplicar durante el proceso.
Adeudo.
Traslado.
Disciplina.
Inasistencia.
Reprobación.
Inconformidad.
Cambio de domicilio.
Dificultades económicas.
Cupo limitado.
Dificultades familiares.
Documentación pendiente de entregar.
Egreso.
Fallecimiento.
Inscripción anticipada incompleta.
Oferta académica más llamativa.
Problemas con compañeros.
4.- ¿Qué ocurre con los alumnos que se inscribieron anticipadamente pero nunca se presentaron?
De NO haberse presentado a clases al menos un día podrán omitirse de los informes correspondientes indicando “Otros”; punto y seguido, y la leyenda: “Inscripción anticipada incompleta” (Lo cual representa que NUNCA se presentaron en la unidad); caso contrario, es decir, si asistieron a la escuela uno o más días, deberán señalarse como “baja” en la clasificación requerida.
5.- ¿Y los alumnos que no se reinscribieron?
Es imprescindible tomar las medidas para que, una vez transcurridos los cinco primeros días del ciclo escolar, se realicen las llamadas telefónicas a los padres de familia de dichos alumnos con la finalidad de verificar su situación y, en caso de ser necesario, proceder con la baja en el sistema GES de acuerdo a las indicaciones correspondientes.
Suponiendo que por algún motivo no fuera posible localizar al padre de familia mediante su número telefónico: Estos casos en particular, se clasificarán como una baja por el concepto de “Otros” y a continuación la leyenda: “Documentación pendiente de entregar”. Lo anterior aplica en los cambios de grado; por otro lado, respecto a los alumnos que avanzan de nivel y NO continúan con la institución, deberán ser considerados al momento de proceder con la baja como “Egresados”
En relación a los “Egresados”, dado que se refiere a los alumnos que culminaron un nivel (preescolar, primaria, secundaria y media superior) NO son considerados como una baja. Sin embargo, como es imperativo conocer los motivos por los cuales decidieron continuar con sus estudios en otra institución académica, será necesario llevar un control administrativo adicional para ese efecto.
Dicho control, se realizará de manera física en la ficha de “Solicitud de baja” anexa al final de este documento. Para ello, la persona que proceda con la baja deberá anotar en el recuadro de observaciones la frase: “Alumno egresado”. Especificando la razón por la cual seleccionaron otra oferta académica. Una vez que se realice lo anterior, el personal administrativo, archivará la ficha de solicitud de baja junto al documento que el padre de familia firma donde acredita que ha recibido los documentos de su hijo (a)
Es imprescindible recalcar que dicho procedimiento se debe realizar tantas veces como alumnos finalicen su educación preescolar, primaria, secundaria y preparatoria, según sea el caso. Para ello, deberán realizar un “corte” al 15 de julio de cada año alimentando el sistema GES actualizando la cantidad de egresados. Recuerden que si un alumno(a) se reinscribe posteriormente, de igual forma quien lo haga tendrá que cambiar nuevamente el estatus del mismo y la información se adecuará automáticamente. Cuando se les visite para revisar el funcionamiento de este apartado, se les solicitará dicha documentación (expedientes) para comparar su contenido con lo existente en la base de datos de GES.
6.- ¿Qué fecha anotar en una baja?
Es importante anotar la fecha real de la baja, es decir:
En el caso de los alumnos que han dejado de presentarse a clases, “Inasistencia”, el último día que lo hicieron.
Respecto a las bajas por “adeudo”, una vez cumplido el tercer mes con adeudo. (Al cuarto día del 4to mes vencido)
En relación a los otros conceptos (Traslado, disciplina, reprobación, inconformidad, cambio de domicilio y dificultades económicas) la fecha en la que el padre de familia o la institución lo decidieron.
Únicamente el director y/o administrador podrá realizar una baja (Se deshabilitara la opción de baja a las secretarias) y deberá realizar el procedimiento inmediatamente después de haber detectado la situación y/o haber hablado con el padre de familia.
7.- ¿Dónde realizar la baja?
Una vez que el padre de familia solicita su baja en la oficina administrativa, la secretaria conducirá al mismo con la dirección del plantel. A su vez, el (la) responsable, lo entrevistará con el propósito de escuchar las causas por las cuales solicita la baja.
De acuerdo a los motivos que el tutor argumente, la dirección deberá establecer la comunicación necesaria para garantizar la continuidad del alumno con la institución.
En caso que el padre de familia NO desista en su empeño de proceder con la baja, la dirección deberá ingresar de manera inmediata al Sistema GES para completar el formulario correspondiente, tomando en consideración la ruta que a continuación se describe:
Consulta de ficha del alumno.
Anotar el apellido del alumno.
Verificar el saldo financiero de la cuenta. (Más detalle)
Ver ficha de datos completa.
Seleccionar “Baja” en el recuadro correspondiente (estatus actual). Por ningún motivo debe utilizarse el concepto: “Baja definifiva”. En el caso de los alumnos que terminan su educación preescolar, primaria, secundaria o preparatoria, es preciso seleccionar la opción: “Egresado”.
Una vez que seleccionaron la opción: “Baja”, el sistema abrirá un recuadro en blanco denominado: “Caja de texto” donde podrán anotar el motivo de la baja (Adeudo, traslado, disciplina, inasistencia, reprobación, inconformidad, cambio de domicilio, dificultades económicas y otros, especificando cuando se requiera)
Una vez que se completó el formulario, es importante que la dirección realice las siguientes acciones:
En caso de existir adeudo, indicar al padre de familia que necesita finiquitar el saldo para culminar con el trámite. (No será posible proceder con la baja y entrega de documentos si no se han liquidado los siguientes adeudos: inscripción, colegiatura, transporte, uniformes, boletos del sorteo navideño y/o cualquier otro concepto) La dirección y/o administración de cada plantel, será responsable de los saldos pendientes, es de vital importancia que aseguren el cobro en su totalidad.
Anotar la fecha de la baja en función del día corriente.
Entregar al padre de familia la ficha correspondiente (anexa) para que pase por su documentación en la oficina administrativa. (La secretaria deberá solicitar al padre de familia que firme de recibido una vez que haga entrega de la misma y llevar un expediente que incluya las fichas de solicitud de baja y de recibido de documentos)
Con la intención de apoyar en el proceso de adquisición de la conceptualización de las bajas, DGA estará monitoreando la captura oportuna y correcta de las mismas de manera mensual (Lo anterior mediante el uso del sistema GES) utilizando el reporte correspondiente. En caso de que quieran usarlo, la ruta de ingreso es la siguiente:
Reportes.
Reportes de bajas.
Filtrar por la fecha deseada.
Reporte de bajas.
En caso que se presente cualquier detalle relacionado con una correcta captura, se realizará la comunicación requerida de manera inmediata.
8.- ¿Cuál es la clasificación de bajas que se debe utilizar?
Baja por “Adeudo”.
Dejó de presentarse y debe parcial o completamente una, dos o tres mensualidades.
Reunió 4 meses de adeudo y se procedió con la baja obligatoria.
Es posible, incluso, que este tipo de situaciones derive en la inasistencia del alumno a clases de manera espontánea, sin embargo, es de vital importancia destacar que en caso de haber adeudo NO puede ser considerada como una baja por inasistencia.
En este tipo de baja es necesario que, una vez anotado “Adeudo” se coloque punto y seguido y, a continuación, la cantidad que el padre de familia quedó pendiente de pagar. A partir de ese momento se considerará ese saldo como una “Cuenta incobrable”
Baja por “Traslado”.
El padre de familia procede con la baja e informa que ha decidido inscribir al alumno en cualquiera de las unidades de la institución disponibles en otras áreas.
Es importante cotejar con la unidad correspondiente si realmente se realizó el traslado.
En este tipo de baja es necesario que, una vez anotado “traslado” se coloque punto y seguido y, a continuación, el instituto Regional al que el (la) tutor (a) manifestó que reinscribiría al alumno (a).
Baja por “Disciplina”.
La institución procede con la baja obligatoria una vez que el(la) alumno(a) ha presentado una serie de conductas que suponen un daño físico y/o moral para el personal docente, administrativo y/o el alumnado en general, así como del inmueble.
Es preciso contar con la evidencia correspondiente para proceder con este tipo de baja. (Cartas compromiso, Boletas de disciplina, Seguimiento del Departamento Psicopedagógico, firma de recibido del padre de familia).
En casos graves notificar a Dirección General Académica.
Baja por “Inasistencia”.
La institución procede con la baja obligatoria una vez que el (la) alumno(a) ha dejado de presentarse a clases durante un parcial completo. Es importante especificar que esta baja sólo procede siempre y cuando dicho alumno NO tenga ningún tipo de adeudo. De lo contrario:
Si el (la) alumno(a) recibió el servicio al menos tres días del mes corriente y no lo pagó, se contabilizará en el apartado de bajas por adeudo.
Baja por “Reprobación”.
La institución procede con la baja obligatoria debido a que el (la) alumno(a) ha superado todos los procesos académicos de apoyo, instrumentados por el personal docente y administrativo, sin éxito.
Es importante tener la evidencia correspondiente a través de los profesores y/o el departamento psicopedagógico.
Baja por “Inconformidad”.
El padre de familia procede con la baja voluntaria debido a que el servicio proporcionado por la institución no satisface sus expectativas de carácter académico, cultural, deportivo y/o en cuanto a la infraestructura del inmueble, trato del personal correspondiente así como en la relación costo-beneficio.
En este tipo de baja es necesario que, una vez anotado “Inconformidad” se coloque punto y seguido y, a continuación, una breve descripción especificando el motivo.
Baja por “Cambio de domicilio”.
El padre de familia procede con la baja de manera voluntaria porque ha cambiado su domicilio a otra colonia, ciudad, estado y/o país.
Baja por “Dificultades económicas”.
El padre de familia procede con la baja de manera voluntaria y notifica que el motivo de su separación responde a que ya no cuenta con la solvencia económica para realizar el pago de las mensualidades de manera oportuna.
Aplica cuando ha liquidado la totalidad de las mensualidades al día de la baja.
Baja por “Cupo limitado”.
En este tipo de baja se anotarán aquéllas donde por algún error u omisión de la persona encargada de realizar el proceso de inscripción, se completó el registro de un(a) alumno(a) excediendo la cantidad máxima programada para el grado en cuestión, siempre y cuando NO se tengan condiciones de infraestructura para ello. De acuerdo a lo anterior, la persona responsable de dicha falta, deberá recibir un oficio de llamado de atención por parte de la administración de la unidad (siempre y cuando haya sido notificado por escrito del cupo previamente, caso contrario, el oficio sería para la administración)
En cuanto al cobro de inscripción, este deberá ser regresado al padre de familia de manera íntegra sólo en caso que NO se pueda ofrecer el servicio, previa consulta con la autoridad competente.
Baja por “Dificultades familiares”.
Siempre que un(a) alumno(a) presente algún tipo de dificultad con la familia como; separaciones temporales, divorcios, pleitos legales, fallecimiento de tutor o padre de familia, problemas de orden social, entre otros derivados del círculo sanguíneo formado, deberá seleccionarse este motivo de baja.
Baja por “Documentación pendiente de entregar”.
En los casos donde un(a) alumno(a) sea incapaz de presentar la documentación mínima indispensable para realizar los trámites correspondientes (detallada en el proceso de inscripción), la dirección del plantel deberá identificar dichos casos y hacer lo posible por evitar la baja por este concepto, incentivando a los implicados a presentar lo faltante, dado lo contrario, se concluirá con la relación con el cliente bajo este concepto.
Baja por “Enfermedad”.
Cuando un(a) alumno(a) tenga una condición de salud que le impida asistir a clases y/o cumplir con sus responsabilidades bajo cualquier modalidad existente (virtual o presencial), será necesario proceder con este tipo de baja, siempre y cuando al momento del registro, NO se presente ningún tipo de adeudo; de ser así, entonces el motivo cambiaría por el de “Adeudo”. Es indispensable que sea identificada apropiadamente, por ejemplo, si ha dejado de asistir por enfermedad pero NO comunicó su situación, entonces se le deberá llamar telefónicamente y especificar el motivo; de NO localizarle, entonces se le clasifica como “Inasistencia”.
Baja por “Fallecimiento”.
Dadas las lamentables características de este tipo de baja NO es necesario especificar aún más, salvo que se presente algún tipo de adeudo en cuyo caso, se hace indispensable que en la caja de observaciones que se encuentra localizada en el apartado correspondiente del sistema interno, se anote la cantidad pendiente de pagar.
Baja por “Inscripción anticipada incompleta”.
Cada vez que se realice un proceso de inscripción donde se ha pagado total o parcialmente la cuota correspondiente, se deberá completar el trámite en ambos sistemas para que los (as) estudiantes existan digitalmente y puedan ser considerados para la programación del ciclo escolar por comenzar.
Una vez que se dé por comenzado dicho ciclo, será de vital importancia que durante los primeros días de clases se dedique tiempo a identificar aquellas situaciones donde los(as) alumnos(as) NO se presenten física o virtualmente a cumplir con sus responsabilidades escolares y, de forma inmediata, se les localice por todos los medios posibles para conocer su estado. Si son localizados y confirman que NO continúan con la institución, como primer paso se deberán investigar los motivos y, de ser posible, convencerles de cambiar de opinión; caso contrario, proceder con la baja por este concepto.
La fecha límite para hacerlo es el 10 de septiembre de cada año, momento en el que de NO haber localizado a quienes hacen falta. Se deberá registrar en la caja de observaciones del sistema interno el número de teléfono al cual se marcó para intentar localizarlos.
Baja por “Oferta académica más llamativa”.
Siempre que un(a) alumno(a) decida, con el apoyo de sus padres, cambiarse a otra institución educativa, es indispensable que se les cuestione acerca de las verdaderas razones por las cuales han procedido de tal forma, ejemplos de lo anterior pueden ser: (Si se requiere, anoten varios de ellas o lo que les indiquen)
La otra opción académica:
Es gratuita.
Se encuentra cerca de mi domicilio.
Mis mejores amigos están ahí.
Considero que el ambiente escolar es más agradable.
Pienso que el nivel académico de esa escuela es mejor.
Las instalaciones son más apropiadas.
Una vez que conozcan el o los motivos señalados por el padre de familia, será necesario anotarlos en la caja de observaciones del sistema interno, en el apartado correspondiente para formalizar la baja.
RECUERDEN, LO QUE SE NECESITA SABER SON LAS RAZONES QUE MOTIVARON ESTE TIPO DE BAJA PARA UTILIZAR ESA OPINIÓN EN LA TOMA DE DECISIONES INSTITUCIONALES QUE NOS PERMITAN MEJORAR EL SERVICIO QUE SE OFRECE. NO REALIZAR ESTE PROCEDIMIENTO COMO SE INDICA IMPLICA NO ESTAR ABONANDO A LA MEJORA CONTINUA DE LA EMPRESA EN CUANTO AL MANTENIMIENTO DE LA MATRÍCULA EXISTENTE.
Baja por “Problemas con compañeros”.
Cuando un estudiante manifieste algún tipo de inconformidad que implique las relaciones interpersonales con uno o más de sus compañeros de clase es imprescindible que a través de todos los mecanismos existentes se solucione apropiadamente. De lo contrario y sólo que la situación haya rebasado por completo la responsabilidad de la institución, entonces se procederá con la baja por este concepto, detallando en la caja de observaciones del apartado correspondiente en el sistema de bajas, la situación ocurrida así como los apoyos que la parte académica brindó a la familia para satisfacer sus necesidades.
Adicionalmente:
En la siguiente página, se encuentra el formato de ficha de bajas que se completa de manera física; en él, NO aparecen los conceptos de baja siguientes: Cupo limitado, Dificultades familiares, Documentación pendiente de entregar, Egreso, Fallecimiento, Inscripción anticipada incompleta, Oferta académica más llamativa y Problemas con compañeros.
La razón por la cual NO se les incluye es debido a que son de construcción más reciente y agregarlos, implicaría un formato menos compacto, lo cual representaría un mayor gasto de papelería. Para solucionar dicha situación, sólo seleccionen la casilla “Otros” y anoten cualquiera de esos motivos de baja en el apartado correspondiente a “Observaciones” que se encuentra a la derecha de la clasificación de dicho formato.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario