Citatorios de atención a padres

    Se doto al sistema de un apartado donde los directores, profesores y demás personal, tendrán la posibilidad de citar atención a padres y registrar los acuerdos que se lleguen, esto ademas de formalizar el proceso, genera de forma automática eventos de citatorio y registro de la atención.

        Para acceder a las funciones haga clic en el menu ALUMNO--> ATENCIÓN A PADRES -->CITAR A ATENCIÓN A PADRES

    CITAR A PADRE DE FAMILIA.

        Una vez que haya accedido al apartado de Citar a padres de familia, aparecerá una lista con las unidades, ciclos escolares y grupos asignados. (En el caso de preparatoria, es posible que aparezcan 2 o más materias en un grupo, si es que tiene asignadas materias de tronco común y especialidad). 

    Seleccione el grupo donde se encuentra el alumno cuyos padres va a citar a atención a padres y haga clic en el periodo en el que lo va a citar (Para preescolar, primaria y secundaria esto limita las fechas que puede elegir el el periodo seleccionado). 

    Aparecerá la lista de alumnos del grupo:

 En esta lista, puede encontrar los siguientes iconos:

Icono	Función
	Los padres del alumno no están citado a atención a padres. Al hacer clic aparece la pantalla para citar a atención a padres.
	Los padres del alumno están citados a atención a padres. Al hacer clic aparece la pantalla para registrar la atención a padres o para cancelar la cita. Dentro de la estrella aparece un número que representa el número de dia en que fue citado. Ejemplo, si selecciona el mes de noviembre y en la estrella aparece 15, significa que la cita de atención a padres es el 15 de noviembre.
	El usuario notificó por correo electrónico al menos a una persona (papá o mamá). Al hacer clic sobre este icono podrá visualizar a quienes se les envió la notificación y quienes confirmaron la asistencia del alumno.
	El usuario no ha notificado a nadie.

  

  Haga clic en una de las estrellas para citar al padre de familia (cada estrella representa una semana del mes, se utiliza para organizar las citas por semana).

    Aparecerá una ventana donde deberá seleccionar:

1. La fecha y  hora de la cita.
2. El motivo general de la cita.
3. En caso de ser necesario escribir alguna nota que le llegará al padre de familia por correo.
4. Marque quienes recibirán el correo (Papá, Mamá o ambos).  
5. Haga clic en citar
6. Confirme la cita

    Una vez citados los padres, el botón  cambiara a  indicando en el circulo rojo el día en que esta citado del mes correspondiente,  y uno de los iconos de correo  o , dependiendo si se notificó o no al padre de familia la cita a atención a padres.

    NOTA 1.- Los horarios que aparecen al cambiar la fecha depende de los horarios configurados en el aparado de CONFIGURACIÓN DE HORARIOS DE ATENCIÓN A PADRES en su perfil.

    NOTA 2.- El sistema evita conflictos de citatorios a atención a padres, por lo que no permite que se cite a los padres si ese día y esa hora ya tiene citado a otros padres de familia, mostrará una advertencia y bloqueará los botones hasta que seleccione una fecha y una hora no registrada.

REGISTRAR ATENCIÓN DE PADRES    

        Para registrar la atención  a padres, seleccione el mes de la cita que va a registrar, espere a que se cargue la lista  y haga clic en el botón  del alumno que va a evaluar, aparecerá la pantalla de evaluación.

    En esta pantalla podrá visualizar la información de la cita y el motivo de la cita, para realizar el registro:

1. Seleccione de la lista quien o quienes asistieron a la cita, o en caso de que no haya asistido nadie, seleccione No asistieron.
2. Escriba un resumen de los temas tratados, acuerdos o cualquier información relevante para el expediente del alumno.
3. Seleccione quienes recibirán la notificación.
4. Haga clic en guardar.

    Al registrar la cita, se marcará con rojo 

    NOTA 1.- Una vez registrada la atención a padres no se puede cancelar.

CANCELAR CITA DE ATENCIÓN A PADRES

    La cita a atención a padres puede ser cancelada y notificada vía correo electrónico de la misma forma que se genera el citatorio, se recomienda no cancelar una asesoría sin una razón valida.

    Para cancelar una cita de padres de familia, seleccione el mes donde está la cita que desea cancelar y espere a que se cargue la lista. Posteriormente haga clic en el botón  del alumno al que desea cancelar la cita, aparecerá la pantalla de registro de atención a padres y haga clic en el botón "Cancelar Citatorio"

    Aparecerá una nueva ventana.

1. Verifique los datos de la cita que va a cancelar (día y hora).
2. Deberá escribir una nota del motivo de la cancelación de cita a atención a padres (Este mensaje es obligatorio para poder cancelar la cita).
3. Seleccione a quien va a notificar por correo electrónico.
4. Haga clic en el botón "Sí cancelar" 

        Una vez cancelada la cita de atención a padres, los padres del alumno de inmediato pudiesen ser citado a atención a padres.

        NOTA.- Si cancela una cita y otro profesor se había unido a atención a padres, solo se cancela su cita, la del otro profesor sigue activa.

UNIRSE A UNA CITA DE OTRO PROFESOR

    Cuando un padre de familia ya fue citado por un profesor en la fecha y hora seleccionada el sistema le notificará que ya están citados y que profesor los cito. Tambien le permitirá unirse a la reunion de otro profesor, con el objetivo de evitar citar al padre de familia en otro momento.

    Para unirse a la cita cuando le aparezca la notificación, haga clic en el botón SI 

    Le aparecerá una nueva ventana 

1. Seleccione el motivo general de la cita.
2. Escriba alguna nota para el padre de familia.
3. Marque quienes van a recibir el correo (Papá, Mamá o Ambos).
4. Haga clic en Sí

    La cita se registrará como una cita ordinaria.

    

CONFIGURACIÓN HORARIOS DE ATENCIÓN A PADRES

  Horario de Atención a Padres

        Con el fin de brindar a los padres de familia la oportunidad de reagendar las citas de atención a padres cuando son citados en un horario y/o día que se les dificulte asistir, se implementó el horario de atención a padres, el cual consiste en marcar los días y  horas que los profesores o directores tienen espacio disponible para atenderlos.

          De manera inmediata la unica forma en que los padres podrán acer uso de este horario para agendar las citas, es cuando un profesor, director, coordinador u otra persona cite al padre de familia  por lo que es imprescindible configurarlo correctamente para que existan espacios disponibles en los cuales se les pueda brindar.

            El horario se configura de forma personal (para cada usuario) y puede ser modificado en cualquier momento, aclarando que cualquier cita previamente registrada ya sea por parte del personal IRG o reagendada por un padre de familia no se verá afectada por cambios realizados en dicho horario.

Para configurar o realizar cambios en el horario de atención:

1. Clic en la ficha del usuario.
2. Clic en Actualizar mis datos.
3. Clic en Horario Atn. Padres.

Al entrar a la sección de Horario Atn. a padres podrá agregar, borrar o modificar los horarios disponibles

Botón + Agregar Horario +  Permite agregar un nuevo horario, e indicar los días disponibles en el horarios seleccionado

Checks Verdes Al los días marcados, están disponibles para que el padre de familia pueda solicitar la atencion a padres. Si hace clic puede marcar o desmarcar ese dia.

Botones Borrar Elimina el horario seleccionado y no estará disponible para atender a padres de familia

AGREGAR HORARIO

1. En la lista de horarios disponibles haga clic en el botón +Agregar Horario +
2. Seleccione de la lista la hora, y marque los días en que puede atender a esa hora.
3. Haga clic en Agrega Horario para guardar el horario.

En este ejemplo, estoy indicando que los martes y viernes puedo atender a los padres a las 7:10 AM

BORRAR HORARIO

        En caso de que necesite eliminar una hora debido a que ya no puede atender en dicho horario.

1. Haga clic en el botón borrar del horario que desea eliminar. (Marcados dentro de la zona roja)
2. Confirme la eliminación.

    NOTA.- Las citas previamente agendadas a la modificación de un horario no se verán afectadas.

MODIFICAR DÍAS DE UN HORARIO

        Para modificar los días en que puede atender en algún horario.

1. Marque o desmarque los días de la hora deseada (el cambio se guarda automaticamente)

NOTA 1.- Los días marcados (Con la palomita) son espacios disponibles, los días con la casilla en blanco no estarán disponibles para reagendar 

NOTA 2.- Las citas previamente agendadas a la modificación de un horario no se verán afectadas.

FAQS.- 

1.-¿Cuanto debe durar una atención a padres?

    El tiempo que dura la atención a padres debe ser de acuerdo a las indicaciones de su director y a las necesidades.  No hay que confundir el tiempo de duración con la configuración del horario de atención a padres. En el horario solo se configura la hora de inicio en la cual los padres pueden solicitar la cita.

        En este ejemplo vemos que los lunes tiene horario de atención a padres a las 7:00, 7:20 y 8:30, eso significa que el padre de familia puede solicitar la cita en cualquiera de esos horarios. Aquí vemos que de las 7:00 a las 7:20 hay una diferencia de 20 minutos, eso significa que lo mas que puede durar la cita de las 7:00 son 20 minutos y no por que el sistema no permita mas, sino por que a las 7:20 pudiese tener otra cita. 

        Asi que si por ejemplo los lunes tiene libre entre 7:00  y 8:00, pudiese poner como horario 7:00, 7:30, de esta manera pudiese atender a un padre a las 7:00 y otro a las 7:30 ya sea citado por el profesor o reagendado por el padre de familia.

        

2.-¿Cuantos horarios debo crear?

        Puede crear tantos horarios como lo requiera, de acuerdo a sus tiempos libres, en franjas de 10 minutos, incluso es posible que por ejemplo pueda atender a las 7:30 solo los lunes, a las 7:40 Miércoles y jueves. El sistema le permitirá configurar sus horarios de acuerdo a sus necesidades.

Un horario configurado de esta manera 

Permitirá al padre de familia reagendar citas de la siguiente manera (Los horarios se repiten semana con semana, aquellas fechas y horarios donde ya tenga asignada una cita, no aparecerán para agendar otra cita).

(vista del padre de familia de la lista de espacios disponibles)

3.-¿Puedo agendar mas de una cita en la misma fecha y horario?

              No es posible agendar una cita en una fecha y horario ya si ya tiene una cita previa ya que el sistema verifica que el espacio este disponible antes de registrar una cita.

4.-¿Qué sucede si no configuro mi horario de atención  a padres?

            En caso de que no configure su horario de atención a padres, el sistema no le permitirá agendar citas de atención a padres hasta que lo haya configurado.

5.-¿Puedo cancelar una cita?

            Si puede cancelar una cita ya sea una cita que usted agendo o que un padre de familia reagendo, en este caso se recomienda que se le notifique via correo electrónico al padre de familia.

6.-¿Tengo que confirmar la cita si el padre de familia la reagendo?

            No es necesario confirmar la cita, sin embargo si por alguna causa, usted como profesor o personal IRG, no podrá atenderlo, se deberá cancelar la cita para notificarle al padre de familia que no podrá ser atendido.

7.-¿Cómo me entero de que el padre de familia reagendo la cita?

            Usted recibirá un correo con el cambio de fecha.