CUENTAS POR COBRAR Y ADEUDOS
El sistema cuenta con un sincronizador que permite la actualización de las cuentas por cobrar (CXC) desde ges a la plataforma, esto permite tener desde plataforma la unificación de las cuentas por cobrar de alumnos, la generación de diversos reportes y el bloqueo de captura de calificaciones para los alumnos que presentan algún adeudo.
Por otro lado es de vital importancia realizar revisiones periódicas de las CXC para asegurarse que el sistema bloquea o libera correctamente a los alumnos para la captura de calificaciones, en caso de detectar errores o inconsistencias en las CXC se deberá reportar a los siguientes correos electrónicos:
a cxcduplicadas@irgmx.com
-Alumnos con cuentas duplicadas (por ejemplo el pago de colegiatura dos veces en un mismo periodo).
-Cuentas de artículos no adquiridos (uniformes, paquete de graduación, etc).
a soporte@irgmx.com
-Pagos no reflejados.
-Becas no aplicadas.
-Cualquier otra situación de CXC.
Para ambos reportes se requiere que se envíe un documento que contenga la siguiente información:
-Matrícula del alumno.
-Nombre del alumno.
-Descripción (Cuenta duplicada, Pagado, Beca, etc)
*NOTA* El listado deberá contener un alumno por renglón, y la descripción se deberá poner el estado de la CXC, si son varias CXC solo se deberá incluir aquellas que tengan alguna diferencia con GES. Es decir que si aparece una cuenta con adeudo en plataforma y en GES tiene el adeudo esta CXC no se deberá incluir.
Se puede apoyar del reporte de adeudos que genera el sistema. Este lo puede encontrar en PAGOS-->AUDITORIA --> Ver Lista de reporte de pagos.
El listado se debe enviar a la dirección antes mencionada, solamente lo que corresponda a cada situación en archivos independientes, uno para las cuentas duplicadas y otro para las cuentas con errores o pagos no reflejados.
Aquellas CXC que no sean liquidadas antes de la aplicación de exámenes evitará la posibilidad de capturar calificaciones mostrando $$ en el apartado examen y bloqueando las cajas de los demás criterios hasta que la cuenta sea liquidada, desbloqueada o con convenio activo.
Para facilitar la revisión se implementó en la pantalla de bienvenida del sistema una sección donde mostrará una serie de fichas que permitirá visualizar a los directores, coordinadores y personal administrativo de dirección general los alumnos que tienen algún adeudo. Dichos alumnos son representados en diferentes colores indicando el estado de la cuenta.
|
El adeudo es superior al margen permitido, esta bloqueada y no permite la captura de calificaciones |
 |
El alumno tiene convenio, se permite la captura. |
 |
El director de desbloqueo la cuenta se permite la captura. |
 |
El adeudo es inferior al margen permitido, la cuenta esta desbloqueada, se permite la captura de calificaciones. |
En caso de ser necesario el director puede liberar manualmente una cuenta para permitir la captura de calificaciones aun teniendo adeudo.
Liberar una cuenta:
Para liberar una cuenta (ficha azul) es necesario hacer clic sobre la ficha, aparecerá una ventana en la cual mostrará un detallado del adeudo, también contendrá 2 botones, uno para liberar la cuenta (Permitir Captura) y otro para bloquearla (Bloquear Captura). Basta con hacer clic sobre el botón Permitir Captura y confirmar la acción para liberar la cuenta. Notará que la ficha se marca en color azul.
Dependiendo de la configuración de la unidad, algunas categorías de conceptos pueden no aplicarse para el bloqueo de calificaciones, el sistema marcará en rosa, tachado y con letra roja los conceptos que no pertenezcan a las categorías que bloquearán, la captura de calificaciones
Aun asi se mostrará la lista de todos los conceptos vencidos.
Generar un convenio
FAQ´s
1.-¿Por qué me aparece un alumno con adeudo aunque ya pagó?
Existen varias razones por las cuales un pago no se vea reflejado en plataforma, la principal es que sea un pago reciente y aún no se haya sincronizado. El sincronizador tiene un ciclo de 5 minutos, es decir cada 5 minutos realiza la sincronización de los cambios registrados por GES, pero si hay muchos cambios, tomará más tiempo, ya que los 5 minutos son contados a partir de que termina el proceso de sincronización. Aun así el tiempo no debería superar los 15 minutos o 60 minutos en casos especiales (Inicio de clases).
La segunda razón es que haya ocurrido algún problema durante la sincronización y esta no se haya realizado correctamente, si ese es el caso hay que reportarla a soporte@irgmx.com para su actualización.
La tercera razón es que el pago se haya aplicado a otro concepto o mes.
Se pide que antes de realizar la solicitud de revisión de la CXC revisen que no haya cuentas duplicadas, que el alumno efectivamente haya pagado, que el pago sea al mes correcto, para que su solicitud sea atendida con mayor rapidez.
2.- ¿Por qué me aparecen alumnos que se dieron de baja con algún adeudo?
Las CXC se eliminan automáticamente al momento de proceder con la baja en plataforma, sin embargo es muy importante que esta sea realizada a tiempo, ya que si la baja se realiza en una fecha posterior al vencimiento de la CXC esta quedará como adeudo. La fecha que el sistema considera para la eliminación de las CXC es la fecha en que se realiza la baja.
3.- Me aparecen adeudos que el alumno no tiene:
Si aparecen adeudos que el alumno no tiene, quizá tenga cuentas duplicadas, es necesario revisar las CXC en sistema para identificar si están duplicadas y solicitar su eliminación a cxcduplicadas@irgmx.com.
4.-¿Cada cuanto tiempo debo hacer la revisión de CXC?
La revisión se debe realizar de forma regular especialmente los días previos al inicio de los exámenes parciales para asegurarse que la información este actualizada. Hay que considerar que el tiempo de respuesta no siempre es inmediato especialmente si son varias las unidades que informan sobre inconsistencias.
No hay comentarios.:
Publicar un comentario