Con el objetivo de homologar los procedimientos y poder llevar un seguimiento más estricto en los procedimientos se implementó el sistema de convenios, el cual estará vinculado con las cuentas por cobrar obtenidas desde GES, lo cual permitirá que al generar un convenio, en plataforma las CXC incluidas en un convenio, sean liberadas y permita la captura de calificaciones, lo podrá observar en la pantalla principal como una ficha amarilla.
Para acceder a la sección de convenios, se deberá ingresar al sistema utilizando su usuario y contraseña, después, en el menú PAGOS→ COBRAR Accederá al sistema de registro de pagos (No podrá realizar ningún tipo de pago a través de la plataforma, solo podrá visualizar los pagos hechos a través de GES).
Dentro del sistema de registro de pagos, busque al alumno, ya sea por grupo en el que esa inscrito, apellido, nombre o matrícula. Recuerde.- Al buscar por nombre o apellido puede utilizar el comodín % para buscar coincidencias parciales.
Una vez seleccionado el método de búsqueda, indique el criterio (Grupo, Nombre, Apellido o matrícula) y haga clic en el botón buscar. Si el criterio de búsqueda coincide puede que aparezca uno o varios resultados, seleccione el resultado de la lista haciendo clic sobre la ficha del alumno.
Al seleccionar el alumno, el sistema cargará toda la cuenta por cobrar de todos los ciclos escolares que haya estado en IRG, seleccione de la lista de ciclos escolares el ciclo escolar actual (marcado en rojo).
El sistema cargará las cuentas por cobrar del alumno del ciclo escolar seleccionado. En caso de que el alumno ya cuente con algún convenio previo en el ciclo escolar, mostrará el estado del último convenio realizado.
| Convenio activo. El padre de familia tiene un convenio sin pagar, pero aún no se ha vencido. Nota.- El sistema no permitirá generar otro convenio hasta que este haya sido pagado o haya vencido el plazo | |
| Convenio pagado parcialmente. El padre de familia hizo convenio pero pagó al menos la mitad del total del convenio al momento de vencer el plazo | |
| Convenio Incumplido. El Padre de familia hizo un convenio pero no pagó nada, o menos de la mitad del total del convenio al momento de vencer el plazo | |
| Convenio Cumplido. El padre de familia cumplió con el pago total del convenio antes o a más tardar el día de vencimiento |
Si el alumno no no tiene convenio, o el convenio ya se venció le permitirá crear otro convenio, sin embargo el sistema no limitará la creación de uno nuevo, por lo que quedará a su entera responsabilidad, crearle un nuevo convenio si el, o los anteriores no fueron cumplidos.
Para crear el convenio, seleccione el o los meses vencidos (o próximos a vencer), marcando las casillas a la derecha de cada concepto (1).
Una vez seleccionados los conceptos, haga clic en el botón crear convenio ubicado en la parte inferior (2). Aparecerá una ventana para seleccionar los parámetros del convenio.
1.- Seleccione quien hace el convenio, si el sistema tiene correctamente los datos del padre y madre, al seleccionarlo aparecerá el nombre.
2.- Escriba alguna nota, en caso de ser necesario.
3.- Seleccione la fecha en que el padre se compromete a cubrir el adeudo del convenio celebrado (posteriormente el sistema considerará esta fecha para permitir o no la captura de calificaciones de un alumno con adeudo).
4.- Haga clic en el botón Crear Convenio >> para visualizar y guardar el convenio.
Nota.- Es de suma importancia imprimir en ese momento el convenio, ya que aun el sistema no permite la reimpresión de convenios.
Por último, el convenio se generará en el cuadro a la derecha. Puede descargarlo o imprimirlo directamente desde la plataforma, este deberá ser firmado por ambas partes (Dirección y padre de familia).
FAQ´s
1.-¿Por que no permite capturar calificaciones si el alumno tiene un convenio?
Los convenios generados antes del 7 de Octubre del 2023, no desbloqueaban las cuentas por cobrar.
Por otro lado es importante que el convenio incluya todos los conceptos que se vencen hasta la fecha de aplicación de exámenes ya que de no hacerlo el sistema pudiese bloquear la captura de calificación, eso lo notaria por que la ficha no se pone amarilla sino que queda verde o roja según sea el caso.
Los convenios tienen una fecha de vencimiento, una vez que se vencen el sistema evalúa si esta vencido o pagado y vuelve a bloquear las CXC, y si aun no han sido pagadas bloqueará nuevamente la captura de calificaciones.
También se pueden bloquear la captura de calificaciones si se cancela el convenio y aun existe adeudo.
2.-¿Cómo puedo reimprimir un convenio?
En plataforma en Pagos-->Auditoria --> Lista de convenios. Puede visualizar, verificar, reimprimir y cancelar los convenios, solo es necesario buscarlo por el mes en que se generó el convenio, en caso de no recordar el mes, puede realizar la búsqueda en todo el ciclo escolar.
3.-¿Cuantos convenios le puedo hacer al padre de familia?
El sistema no limita la cantidad de convenios que puede realizar, lo que limita es la cantidad de convenios activos, por lo que no podrá generar uno nuevo si el anterior no ha sido liquidado o se venció.
4.-El sistema me indica que el padre de familia incumplió el convenio anterior, ¿Le puedo generar un nuevo convenio?.
El indicador de cumplimiento del convenio, no limita ni bloquea la creación de nuevos convenios, es mas bien para indicarle el comportamiento del pago de un padre de familia, queda a consideración del director crear o no uno nuevo si hubo incumplimiento total o parcial de un convenio.
5.-¿Puedo cancelar un convenio?
Si, pero debe de tener en consideración las implicaciones, en primer lugar si el padre de familia ya lo firmó y tiene una copia se debe de respetar a menos que se llegue a algún acuerdo o nuevo convenio.
6.-Qué sucede si cancelo un convenio?
Un convenio cancelado, bloquea las CXC incluidas en el por lo que si no han sido liquidadas el adeudo aparecerá en el alumno.
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