SISTEMA DE ACUERDOS

SISTEMA DE ACUERDOS

            Con el objetivo de mejorar el rendimiento del sistema, la facilidad de uso y los tiempos en la carga de archivos se ha realizado una actualización mayor en el sistema de acuerdos, los cambios son los siguientes: 

Actualización de la interfaz. 

Forma de subir archivos. 

Tipos de archivos admitidos. 

Visualización de evaluación. 

 1.- ACTUALIZACIÓN DE LA INTERFAZ. 

            Se realizaron cambios en la cantidad de columnas mostradas para los diversos usuarios, homogeneizando la tabla con los datos, con las columnas necesarias para la visualización de la información. Lo cual facilitará tanto a los usuarios como a los evaluadores la ubicación de cada uno de los elementos. Se siguen manteniendo los colores de los meses, los iconos del tipo de acuerdo y el filtrado de acuerdos por mes. 

                Para visualizar los acuerdos, se deberá seleccionar la ciudad, unidad, ciclo escolar, mes y tipo de acuerdo, conforme cambie los parámetros de los selectores antes mencionados el cargará la lista de acuerdos. 

2.- FORMA DE SUBIR ARCHIVOS 

                El cambio más drástico en el sistema de acuerdos es en la sección de carga de archivos, ahora el sistema permite subir hasta 50 archivos a la vez con un peso máximo de 120 Mb por archivo. Esto no quiere decir que un acuerdo no pudiese llegar a contener más de 50 archivos, sino que deberá subir 50 y posteriormente otros 50 más, pudiendo repetir este proceso tantas veces como lo requiera. 

                Los archivos cuales podrán ser visualizados de forma inmediata en el sistema sin la necesidad de descargarlos (los tipos de archivos más comunes). Aunque el sistema por compatibilidad permite subir archivos comprimidos en rar y zip, se pide que se suban los archivos sin comprimir, para facilitar la verificación del acuerdo, tanto por el revisor como por el usuario que lo está subiendo (director, coordinador, etc). 

              Cada elemento cargado en el sistema lo podrá eliminar siempre y cuando el acuerdo no haya sido evaluado, si fue evaluado y se requiere hacer cambio será necesario solicitar al evaluador que ponga el estado del acuerdo como no evaluado para que el sistema le permita modificar los archivos (subir o eliminar archivos).

             Para realizar la carga de archivos a un acuerdo, cargue la lista de acuerdos del periodo deseado, y haga clic en el botón   del acuerdo que desea modificar los archivos. 

Aparecerá una ventana con la información del acuerdo seleccionado. 

1.-Nombre del Acuerdo. 

2.-Detalles o descripción del acuerdo. 

3.-Fecha límite para entregar el acuerdo a tiempo. 

4.-Fecha de entrega (o última modificación del acuerdo, esta fecha se modifica cada vez que carga o elimina un archivo del acuerdo) 

5.-Lista de archivos que contiene el acuerdo. (Aparecerá el nombre del archivo tal como lo subió al sistema).

5b.- Como director en esta zona aparece el botón para agregar archivos, siempre y cuando no haya sido evaluado en la zona verde.

6.-Área para visualizar o subir archivos.

7.-Área para revisar (Solo para los revisores)

            Ya que aparece la ventana del acuerdo, del lado derecho está el área para subir archivos, puede arrastrar los archivos o hacer clic en el recuadro blanco (6), si son varios archivos aparecerá una visualización de los mismos.

            Los archivos que seleccione o arrastre a esta área, quedan en espera a que los cargue al servidor, para cargarlos, haga clic en el botón “Subir archivos” ubicado en la parte inferior del recuadro. En la parte superior encontrará una lista de los tipos de archivos admitidos.

            En caso de que intente cargar un archivo no admitido, ya sea por el tipo de archivo o por el tamaño del archivo (Máximo 120Mb) el recuadro mostrará una X sobre el archivo y al colocar el cursor sobre el archivo, le mostrará cual es el motivo de que no se pueda subir al sistema. 

            

                Cada archivo será representado por un icono, para eliminarlo de la lista de carga haga clic en en el enlace azul debajo del archivo que desea quitar de la lista para eliminarlo. Una vez que haya revisado los archivos que va a subir, haga clic en el botón “Subir archivos” 

            

                El sistema empezará a cargar los archivos al servidor, podrá visualizar el avance de carga en cada uno de los archivos (el tiempo de carga depende del tamaño del archivo y la velocidad de su conexión a Internet), no cierre la ventana hasta que haya finalizado el proceso y aparezca en la parte inferior la leyenda de “Carga completa” en la parte inferior de la pantalla. 

                Una vez finalizada la carga del archivo aparecerá un check sobre el icono de cada archivo. En caso de que ocurra un error al cargar el archivo aparecerá una X sobre el icono que haya ocasionado el error. 

Nota 1.- Si agrega más archivos al área de carga y los archivos ya habían sido cargados previamente (Marcados en el recuadro rojo ), solo se cargaran los nuevos archivos (Marcados en el recuadro verde).

Nota 2.- Para borrar la lista de archivos por cargar, haga clic en el botón Agregar Archivos, ubicado en la lista de archivos. 

Nota 3.- Si sube archivos con el mismo nombre y extensión, el sistema guardará el nuevo archivo agregando un número dentro del nombre del archivo (1), (2), (3), etc. 

Nota 4.- En caso de que se requiera modificar el contenido de un acuerdo (archivos) se podrá solicitar al evaluador que marque el acuerdo como no evaluado, con esto el director podrá modificar el contenido del acuerdo (agregar o quitar archivos). 

                

            Una vez cargados los archivos en el sistema, aparecerán en la lista del lado izquierdo, y si hace clic en alguno de ellos, podrá pre visualizarlo (o descargarlo en caso que sea un archivo no compatible o un archivo comprimido) 

            Cuando selecciona cualquier archivo en la parte inferior aparece el botón “Borrar archivo”  , haga clic en él para eliminar el archivo seleccionado (el que esté previsualizando). Solo podrá eliminar archivos los usuarios con permiso para subir archivos (Los revisores no podrán borrar ni subir archivos), siempre y cuando el acuerdo no haya sido evaluado, si ya fue evaluado no se podrá agregar ni eliminar archivos. 

2.1 RENOMBRADO DE ARCHIVOS. 

                Debido a que ahora los archivos deberán subirse de forma individual para facilitar su revisión, es de vital importancia que sean nombrados de forma correcta, tomando en cuenta las siguientes indicaciones.

1. Nombre corto y descriptivo. Recuerde que los nombres de los archivos facilitará el ubicar un archivo dentro del acuerdo, un nombre como “Examen diagnóstico revisado por el profesor Charles Xavier el 20 de mayo a las 16 horas, examen de matemáticas 2 para el grupo 201” Puede parecer buena opción pero será complicado para el revisor identificarlo, considere un nombre más corto como “Ex Dx Matemáticas II 201”. Recuerde es nombre de archivo no descripción y datos como fechas o nombres de profesores, pueden estar de más. 
2. Evitar repetición de información irrelevante. En muchos casos los acuerdos son por sí mismos descriptivos, así que si el acuerdo es por ejemplo “Examen IV Parcial” evite utilizar nombres repetitivos e irrelevantes. 
1. Examen Parcial IV Matematicas 201Profesor Xavier 
2. Examen Parcial IV Matematicas 401 Profesor Jirafales 
• Considere mejor 
1. Matemáticas 201 ó Matemáticas 2to 
2. Matemáticas 401 ó Matemáticas 4to 
• Observe que ya el propio acuerdo menciona que son exámenes de IV parcial por lo que es irrelevante repetirlo en cada uno de los archivos. 
3. Evitar el uso de fechas, periodos y nombre de la escuela o unidad en los nombres: Salvo que se requiera expresamente, se recomienda no poner el ciclo o periodo al que corresponde el archivo puesto que lo más probable es que ya esté implícito en el ciclo escolar o en el propio acuerdo. 
4. Se recomienda evitar el uso de caracteres especiales: Windows como cualquier otro sistema operativo, limita el uso de caracteres especiales en los nombres de los archivos como %&/#, pero debido a la naturaleza del sistema, las limitantes de los links de internet, se sugiere evitar el uso de cualquier carácter que no sea letras (A-Z, a-z), números (0-9) y guiones bajos. En el caso de letras acentuadas se recomienda evitar su uso en el nombre del archivo, así como de la letra ñ. Si llegara a utilizarlos, por favor verifique que el archivo puede ser visualizado o descargado desde el sistema. 

Recuerde que un nombre corto será más fácil para usted identificarlo en una lista. 

2.2.- ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS 

            El sistema no puede organizar los archivos en carpetas, por lo que todos los archivos se organizan de acuerdo a su nombre, siguiendo este criterio de ordenación. 

1. Caracteres especiales 
2. Números (orden numérico). 
3. Letras. 

            Para organizar los archivos, puede hacer uso de números en el nombre de los archivos colocándoos al inicio del nombre en el orden que se deberían acomodar. Por ejemplo: 

• 1.- MISIÓN 
• 2.- VISIÓN 

            En este caso, el sistema organiza los archivos por nombre ordenándolos de forma numérica, no de forma lógica, ¿que significa eso?, bien eso significa que los números se organizan de forma individual por número, es decir, que si renombra los archivos como 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,15,20,25,30, no se organizarían de esa forma sino: 

        1,10,15,2,20,25,3,30,4,5,6,7,8,9, así que se deberá colocar ceros a la izquierda para organizarlos correctamente. 

            La cantidad de ceros que va a agregar depende de cuantos archivos sean, si son de 1 a 9 archivos no se requieren ceros, si son de 1 a 99, se requiere que los primeros 9 números empiezan con cero (01,02,03,04,05, etc hasta llegar a 09 para posteriormente nombrarlo como 10,11, etc). 

        Si son de 1 a 999 archivos deberá agregar 2 ceros a los primeros 9 números y ponerlos como 001,002,003,009 posteriormente al llegar al 10 deberá colocarse un cero quedando 010, y al llegar al 100 ya no se requieren ceros. En una forma más fácil de entender, los números se organizaron utilizando la misma cantidad de dígitos, rellenando con ceros los que haga falta a la izquierda.

        Puede tomar la siguiente tabla como referencia: 

            Para comprender claramente la forma de organizar los archivos observe esta comparación, son los mismos archivos, pero renombrados de diferente manera. Observe por ejemplo la posición del archivo que inicia con 10.- COMISIONES DOCENTES.PDF, podrá notar que en el primer ejemplo (de la izquierda) están en la segunda posición justo debajo del archivo 1.- VISIÓN I.R.G. 2020-2021.docx. Por otro lado en el ejemplo de la derecha debido a que los archivos con 1 solo dígito empiezan con cero, se organizan 01,02 y el archivo 10.- COMISIONES DOCENTES.PDF Se encuentra en la séptima posición (debido a que no existe el 03,07 y 08). 

En caso de que los nombres numerados sean escritos incorrectamente estos se organizan de forma numérica.	Si se nombran correctamente, se organizará de la forma deseada

        Recuerde que al no poder crear carpetas, esta será la única forma de organizar el contenido y nombrarlos utilizando números asegura que los archivos del acuerdo se lean o revisen de la forma que desee organizarlos. 

3.- TIPOS DE ARCHIVOS ADMITIDOS. 

            Al igual que la forma anterior de subir acuerdos, aquí también está limitada los tipos de archivos que podemos subir al sistema, la razón principal de limitar los tipos de archivos es la compatibilidad entre computadoras y la facilidad de poder previsualizar los archivos directamente en plataforma sin tener que descargar. 

Los tipos admitidos son: 

4.- VISUALIZACIÓN DE EVALUACIÓN DEL ACUERDO. 

        Los acuerdos podrán ser revisados solo por la Dirección General o los coordinadores de nivel, para los acuerdos del director. En el caso de los acuerdos del departamento psicopedagógico, los directores podrán evaluarlo. 

            La evaluación esta dividida en 3 zonas, Verde, Roja y Blanca..

La zona vede solo esta activa una vez que el director o encargado del departamento haya subido un archivo y que el tiempo de entrega y vencimiento no haya pasado mas de 20 días. En esta zona se encuentran 4 opciones. Al marcar cada una de las opciones se obtendrá un punto (máximo 4 puntos).

• Entregado.- Se marca cuando el director sube un acuerdo.
• A tiempo.- Se marcará si se entregó a tiempo,  o si a consideración del evaluador se se considera como a tiempo aún habiéndose entregado tarde.
• Completo.- Los archivos subidos al sistema corresponden a todo lo solicitado en el acuerdo y/o descripción.
• Sin Errores.- Los archivos del acuerdo no contienen errores de ningún tipo ya sea ortográficos, contenido, orden etc.

Zona Roja Esta sección esta activa cuando no se ha subido ningún archivo al servidor o ya pasaron mas de 20 días.  (Estas dos opciones son mutuamente excluyentes).

• A petición.- Se deberá marcar cuando el director subió el acuerdo mas allá de los 20 días se haya o no solicitado por el evaluador. Se obtendrá (-2 puntos).
• No Entregado.- Se deberá marcar cuando el director no ha subido el acuerdo, esto no bloquea la capacidad del director para subir el archivo, una vez que el director sube el archivo podrá cambiarse a la zona verde (Si no han pasado mas de 20 días) o a la opción A Petición.

Zona Blanca Esta sección es la seleccionada por default mientras el evaluador no haya marcado otra opción.

• N/A.- Al marcar esta opción el acuerdo no contará, se deberá utilizar si el acuerdo no se puede entregar por alguna situación no planeada.
• No Evaluado.- Esta opción indica que el acuerdo no ha sido evaluado pero cuenta como un acuerdo pendiente por entregar.

4.1.- ¿CÓMO SE CALCULA EL LOGRO MENSUAL? 

Partiendo del ejemplo que en un mes se requieren 5 acuerdos y fueron evaluados de la siguiente manera.

    En ese periodo existen 5 acuerdos que representan un máximo de 20 ptos. (4 pts por acuerdo), de los cuales solo se tiene 5 ptos.

        Calculando nos da un porcentaje de del 30% = (6*100)/(5*4). 

        El sistema considera los acuerdos no evaluados y no entregados como cero, para el cálculo del logro mensual de acuerdos, en el caso de acuerdos marcados como N/A se descuentan del total de acuerdos.

        En el caso de la tabla del cálculo de conteo de acuerdos, se realizó un cambio, ahora el sistema mostrará la cantidad de acuerdos entregados del máximo posible. 

 4.2.- VISUALIZACIÓN DEL RESULTADO DE LA EVALUACIÓN DEL ACUERDO. 

            Para facilitar la lectura del resultado de la evaluación de los acuerdos, cada acuerdo mostrará los puntos obtenidos dentro de un circulo de colores o algún símbolo de acuerdo a la siguiente tabla

	Un punto obtenido.
	Dos puntos obtenidos.
	Tres puntos obtenidos.
	Cuatro puntos obtenidos.
	Se restan 2 puntos
	Se restan 4 puntos
	El acuerdo fue marcado como N/A No agrega ni quita puntos
	El Acuerdo no ha sido evaluado

5.- FAQs 

1.-¿No me aparece el botón para subir archivos? 

            El botón para subir archivos aparece solamente si es director, coordinador, prefecto o psicólogo (es decir los implicados en subir los acuerdos) y el acuerdo no haya sido evaluado. En el caso que un acuerdo haya sido evaluado no se podrá modificar el contenido del acuerdo (subir o borrar archivos).

         Los revisores no pueden subir archivos a un acuerdo. Para los directores, ellos pueden subir acuerdos de director, pero no del departamento psicopedagógico. 

 2.-¿Qué significa el contorno verde o rojo en la ventana de los archivos del acuerdo? 

            El color representa el estado del acuerdo (en la fecha en que se está visualizando), si está en rojo se indica que el acuerdo está vencido y el verde que se encuentra a tiempo. 

3.-¿Cómo puedo eliminar un archivo del acuerdo? 

         Para eliminar un archivo del acuerdo abra el listado de archivos del acuerdo, visualícelo haciendo clic sobre el botón del acuerdo y en la parte de abajo aparece un botón que dice “Borrar archivo” 

        Solo podrá borrar el archivo si el acuerdo no ha sido evaluado. 

4.-¿Qué sucederá con los acuerdos anteriores con esta actualización? 

        Los archivos anteriores de los acuerdos se convirtieron a este nuevo formato, acomodandolos dentro de las carpetas correspondientes, por lo que deberá poder acceder sin problema a los acuerdos previamente cargados y evaluados en el sistema. 

5.- ¿Por qué los archivos del acuerdo aparecen con el nombre contenido?

        Al cambiar el modelo de los archivos de los acuerdos, se tuvieron que mover y descomprimir los archivos rar y zip, en el caso de aquellos acuerdos que eran de un solo archivo, el sistema lo renombro de esa manera, debido a que era una tarea muy pesada revisar y renombrar cada uno de los archivos de todos los acuerdos de los 5 ciclos escolares que se ha utilizado el sistema de acuerdos. 

        Esto no representa ningún error en el funcionamiento del sistema. 

        En el caso de acuerdos que eran archivos comprimidos se visualizan los nombres originales de los archivos que venían dentro del archivo. En algunos casos se renombraron ciertas palabras para hacer el nombre del archivo más corto. 

6.- ¿Cómo puedo descargar un archivo? 

        Los archivos se pueden descargar haciendo clic sobre el nombre del archivo al visualizarlo, podrá descargar cualquier archivo aunque no se pueda visualizar en plataforma. 

7.- ¿Por qué algunos archivos no se pueden visualizar correctamente, no se pueden visualizar del todo o el complemento marca un error al visualizarlo? 

            El complemento de office que se utiliza en el navegador permite la previsualización de archivos, sin embargo existe una limitante en cuanto al tamaño del archivo, por lo que si su tamaño excede los 15 Mb aproximadamente, puede que se tengan problemas para previsualizar.

       Por otro lado, algunos archivos generados con versiones anteriores de office, o creados en programas compatibles como libre office o google documents, puede que al visualizarlos algunos objetos (imágenes y tablas) se vean superpuestas o ubicadas en diferente lugar. Esto es debido a que no se cumple con el estándar de Microsoft, sin embargo al descargar el archivo debería verse correctamente a menos que efectivamente los objetos vengan colocados en dicha posición. 

         Se recomienda descargar los archivos, solamente cuando sea necesario para imprimirlos o cuando el sistema no los pueda visualizar correctamente.

CUENTAS POR COBRAR Y ADEUDOS

        CUENTAS POR COBRAR Y ADEUDOS

        El sistema cuenta con un sincronizador que permite la actualización de las cuentas por cobrar (CXC) desde ges a la plataforma, esto permite tener desde plataforma la unificación de las cuentas por cobrar de alumnos, la generación de diversos reportes y el bloqueo de captura de calificaciones para los alumnos que presentan algún adeudo. 

        Por otro lado es de vital importancia realizar revisiones periódicas de las CXC para asegurarse que el sistema bloquea o libera correctamente a los alumnos para la captura de calificaciones, en caso de detectar errores o inconsistencias en las CXC se deberá reportar a los siguientes correos electrónicos: 

a cxcduplicadas@irgmx.com 

    -Alumnos con cuentas duplicadas (por ejemplo el pago de colegiatura dos veces en un mismo periodo). 

     -Cuentas de artículos no adquiridos (uniformes, paquete de graduación, etc). 

a soporte@irgmx.com 

    -Pagos no reflejados. 

    -Becas no aplicadas. 

    -Cualquier otra situación de CXC. 

        Para ambos reportes se requiere que se envíe un documento que contenga la siguiente información:

            -Matrícula del alumno. 

            -Nombre del alumno. 

            -Descripción (Cuenta duplicada, Pagado, Beca, etc) 

*NOTA* El listado deberá contener un alumno por renglón, y la descripción se deberá poner el estado de la CXC, si son varias CXC solo se deberá incluir aquellas que tengan alguna diferencia con GES. Es decir que si aparece una cuenta con adeudo en plataforma y en GES tiene el adeudo esta CXC no se deberá incluir. 

Se puede apoyar del reporte de adeudos que genera el sistema. Este lo puede encontrar en PAGOS-->AUDITORIA --> Ver Lista de reporte de pagos.

        El listado se debe enviar a la dirección antes mencionada, solamente lo que corresponda a cada situación en archivos independientes, uno para las cuentas duplicadas y otro para las cuentas con errores o pagos no reflejados.

 

        Aquellas CXC que no sean liquidadas antes de la aplicación de exámenes evitará la posibilidad de capturar calificaciones mostrando $$ en el apartado examen y bloqueando las cajas de los demás criterios hasta que la cuenta sea liquidada, desbloqueada o con convenio activo.

 

            Para facilitar la revisión se implementó en la pantalla de bienvenida del sistema una sección donde mostrará una serie de fichas que permitirá visualizar a los directores, coordinadores y personal administrativo de dirección general los alumnos que tienen algún adeudo. Dichos alumnos son representados en diferentes colores indicando el estado de la cuenta.

	El adeudo es superior al margen permitido, esta bloqueada y no permite la captura de calificaciones
	El alumno tiene convenio, se permite la captura.
	El director de desbloqueo la cuenta se permite la captura.
	El adeudo es inferior al margen permitido, la cuenta esta desbloqueada, se permite la captura de calificaciones.

        En caso de ser necesario el director puede liberar manualmente una cuenta para permitir la captura de calificaciones aun teniendo adeudo.

Liberar una cuenta:

        Para liberar una cuenta (ficha azul) es necesario hacer clic sobre la ficha, aparecerá una ventana en la cual mostrará un detallado del adeudo, también contendrá 2 botones, uno para liberar la cuenta (Permitir Captura) y otro para bloquearla (Bloquear Captura). Basta con hacer clic sobre el botón Permitir Captura y confirmar la acción para liberar la cuenta. Notará que la ficha se marca en color azul.

Conceptos Considerados y No considerados para el bloqueo de calificaciones:

            Dependiendo de la configuración de la unidad, algunas categorías de conceptos pueden no aplicarse para el bloqueo de calificaciones, el sistema marcará en rosa, tachado y con letra roja los conceptos que no pertenezcan a las categorías que bloquearán, la captura de calificaciones

                Aun asi se mostrará la lista de todos los conceptos vencidos.

Generar un convenio

        Para aprender a generar un convenio vaya a la siguiente sección

FAQ´s

1.-¿Por qué me aparece un alumno con adeudo aunque ya pagó?

       Existen varias razones por las cuales un pago no se vea reflejado en plataforma, la principal es que sea un pago reciente y aún no se haya sincronizado.

        El sincronizador tiene un ciclo de 5 minutos, es decir cada 5 minutos realiza la sincronización de los cambios registrados por GES, esto es datos de alumnos, ficha médica, datos de padres e inscripciones, Los pagos de cualquier tipo (Colegiaturas, Libros, etc) se verán reflejados después de las 8pm.

        La otra razón es que haya ocurrido algún problema durante la sincronización y esta no se haya realizado correctamente, si ese es el caso hay que reportarla a soporte@irgmx.com para su actualización.

        Se pide que antes de realizar la solicitud de revisión de la CXC revisen que no haya cuentas duplicadas, que el alumno efectivamente haya pagado, que el pago sea al mes correcto, para que su solicitud sea atendida con mayor rapidez.

2.- ¿Por qué me aparecen alumnos que se dieron de baja con algún adeudo?

        Las CXC se eliminan automáticamente al momento de proceder con la baja en plataforma, sin embargo es muy importante que esta sea realizada a tiempo, ya que si la baja se realiza en una fecha posterior al vencimiento de la CXC esta quedará como adeudo. La fecha que el sistema considera para la eliminación de las CXC es la fecha en que se realiza la baja.

3.- Me aparecen adeudos que el alumno no tiene:

            Si aparecen adeudos que el alumno no tiene, quizá tenga cuentas duplicadas, es necesario revisar las CXC en sistema para identificar si están duplicadas y solicitar su eliminación a cxcduplicadas@irgmx.com.

4.-¿Cada cuanto tiempo debo hacer la revisión de CXC?

                La revisión se debe realizar de forma regular especialmente los días previos al inicio de los exámenes parciales para asegurarse que la información este actualizada. Hay que considerar que el tiempo de respuesta no siempre es inmediato especialmente si son varias las unidades que informan sobre inconsistencias.

INSTRUCTIVO PARA CREAR CONVENIOS

        Con el objetivo de homologar los procedimientos y poder llevar un seguimiento más estricto en los procedimientos se implementó el sistema de convenios, el cual estará vinculado con las cuentas por cobrar obtenidas desde GES, lo cual permitirá que al generar un convenio, en plataforma las CXC incluidas en un convenio, sean liberadas y permita la captura de calificaciones, lo podrá observar en la pantalla principal como una ficha amarilla.

        Para acceder a la sección de convenios, se deberá ingresar al sistema utilizando su usuario y contraseña, después, en el menú PAGOS→ COBRAR Accederá al sistema de registro de pagos (No podrá realizar ningún tipo de pago a través de la plataforma, solo podrá visualizar los pagos hechos a través de GES). 

        Dentro del sistema de registro de pagos, busque al alumno, ya sea por grupo en el que esa inscrito, apellido, nombre o matrícula. Recuerde.- Al buscar por nombre o apellido puede utilizar el comodín % para buscar coincidencias parciales. 

    Una vez seleccionado el método de búsqueda, indique el criterio (Grupo, Nombre, Apellido o matrícula) y haga clic en el botón buscar. Si el criterio de búsqueda coincide puede que aparezca uno o varios resultados, seleccione el resultado de la lista haciendo clic sobre la ficha del alumno.

    Al seleccionar el alumno, el sistema cargará toda la cuenta por cobrar de todos los ciclos escolares que haya estado en IRG, seleccione de la lista de ciclos escolares el ciclo escolar actual (marcado en rojo). 

        El sistema cargará las cuentas por cobrar del alumno del ciclo escolar seleccionado. En caso de que el alumno ya cuente con algún convenio previo en el ciclo escolar, mostrará el estado del último convenio realizado.

	Convenio activo. El padre de familia tiene un convenio sin pagar, pero aún no se ha vencido. Nota.- El sistema no permitirá generar otro convenio hasta que este haya sido pagado o haya vencido el plazo
	Convenio pagado parcialmente. El padre de familia hizo convenio pero pagó al menos la mitad del total del convenio al momento de vencer el plazo
	Convenio Incumplido. El Padre de familia hizo un convenio pero no pagó nada, o menos de la mitad del total del convenio al momento de vencer el plazo
	Convenio Cumplido. El padre de familia cumplió con el pago total del convenio antes o a más tardar el día de vencimiento

            Si el alumno no no tiene convenio, o el convenio ya se venció le permitirá crear otro convenio, sin embargo el sistema no limitará la creación de uno nuevo, por lo que quedará a su entera responsabilidad, crearle un nuevo convenio si el, o los anteriores no fueron cumplidos. 

            Para crear el convenio, seleccione el o los meses vencidos (o próximos a vencer), marcando las casillas a la derecha de cada concepto (1). 

        Una vez seleccionados los conceptos, haga clic en el botón crear convenio ubicado en la parte inferior (2). Aparecerá una ventana para seleccionar los parámetros del convenio. 

 1.- Seleccione quien hace el convenio, si el sistema tiene correctamente los datos del padre y madre, al seleccionarlo aparecerá el nombre.

2.- Escriba alguna nota, en caso de ser necesario. 

3.- Seleccione la fecha en que el padre se compromete a cubrir el adeudo del convenio celebrado (posteriormente el sistema considerará esta fecha para permitir o no la captura de calificaciones de un alumno con adeudo).

4.- Haga clic en el botón Crear Convenio >> para visualizar y guardar el convenio. 

Nota.- Es de suma importancia imprimir en ese momento el convenio, ya que aun el sistema no permite la reimpresión de convenios. 

Por último, el convenio se generará en el cuadro a la derecha. Puede descargarlo o imprimirlo directamente desde la plataforma, este deberá ser firmado por ambas partes (Dirección y padre de familia).

FAQ´s

1.-¿Por que no permite capturar calificaciones si el alumno tiene un convenio?

            Los convenios generados antes del 7 de Octubre del 2023, no desbloqueaban las cuentas por cobrar.

    

            Por otro lado es importante que el convenio incluya todos los conceptos que se vencen hasta la fecha de aplicación de exámenes ya que de no hacerlo el sistema pudiese bloquear la captura de calificación, eso lo notaria por que la ficha no se pone amarilla sino que queda verde o roja según sea el caso.

            Los convenios tienen una fecha de vencimiento, una vez que se vencen el sistema evalúa si esta vencido o pagado y vuelve a bloquear las CXC, y si aun no han sido pagadas bloqueará nuevamente la captura de calificaciones.

            También se pueden bloquear la captura de calificaciones si se cancela el convenio y aun existe adeudo.

2.-¿Cómo puedo reimprimir un convenio?

            En plataforma en Pagos-->Auditoria --> Lista de convenios. Puede visualizar, verificar, reimprimir y cancelar los convenios, solo es necesario buscarlo por el mes en que se generó el convenio, en caso de no recordar el mes, puede realizar la búsqueda en todo el ciclo escolar.

3.-¿Cuantos convenios le puedo hacer al padre de familia?

                El sistema no limita la cantidad de convenios que puede realizar, lo que limita es la cantidad de convenios activos, por lo que no podrá generar uno nuevo si el anterior no ha sido liquidado o se venció.

4.-El sistema me indica que el padre de familia incumplió el convenio anterior, ¿Le puedo generar un nuevo convenio?.

            El indicador de cumplimiento del convenio, no limita ni bloquea la creación de nuevos  convenios, es mas bien para indicarle el comportamiento del pago de un padre de familia, queda a consideración del director crear o no uno nuevo si hubo incumplimiento total o parcial de un convenio.

5.-¿Puedo cancelar un convenio?

                Si, pero debe de tener en consideración las implicaciones, en primer lugar si el padre de familia ya lo firmó y tiene una copia se debe de respetar a menos que se llegue a algún acuerdo o nuevo convenio. 

6.-Qué sucede si cancelo un convenio?

                    Un convenio cancelado, bloquea las CXC incluidas en el por lo que si no han sido liquidadas el adeudo aparecerá en el alumno.